ノートや封筒整理で作業効率

ノートに書いた内容を後で確認したい時、「どのノートに書いたか分からない」とか「書いたノートが見あたらない」という状態になった事はありませんか。探し出すだけでも大幅な時間のロスですよね。

ノートは必ず1冊だけを用意しましょう。「メモは絶対これに書く」と、1冊のものに決めておくと常に持ち歩くようになりますし、探し回るといった事態もおのずと防ぐ事ができます。

使用後のノートは2冊以上溜まったら適当に保管せず、綴じている背中の部分を重ねてテープなどで貼り合わせます。3冊目、4冊目以降もどんどん重ねて貼り合わせて下さい。そうすると1冊のノートになるので、後で探すこともなくなります。また、分厚くなると背表紙ができますから、そこにタイトルを書き込む事も出来ます。

毎回メモを書く際は、日付と簡易タイトルも記入しておきます。そしてその都度、ノートの最終ページに、この簡易タイトルを上から順に書いておきます。後でそれがインデックス代わりになり検索もしやすくなります。

また、A4サイズの大きな封筒はファイル代わりに。パンチで穴を開けたくない書類は封筒に入れて保管し、表に何の書類かを書いておきます。ラベルなどを使い、見た目を美しくするのもベスト。バインダーの場合量が多くなると留められなくなるので逆に不便ですし、かさばってしまうというのも難点です。その上、封筒なら焼却する時もそのままでいいので楽です。