名刺を保管するに当たって、卓上型のカードホルダー、名刺ファイル、回転式の名刺ホルダーなど様々なタイプのものがありますが、自分なりに使いやすいアイテムをひとつ用意するのが一般的です。でも、もしアナタが毎日多くの人と会い、膨大な量の名刺を管理するような職種の場合は、この3つのアイテムをフル活用すべきです。
まず、名刺をもらったら一旦、卓上型のカードケースにすべて保管します。卓上型のケースは社名順などに分けて保管できる上、すぐに取り出せ管理もしやすいので便利です。その後何日かごとに名刺の分別をしていくのですが、頻度が低い名刺のみを取りだし、捨てる名刺と残す名刺に分けます。残す名刺は「名刺ファイル」に入れて保管します。
次に、卓上ケースに残った頻度が高い人を、さらに高・低に分別します。一番頻度が高い部類に入った名刺は、回転式の名刺ホルダーに移し、机の上で常に探し出せるようにしておきます。そうすると、必要な名刺だけが目の前にあるのでとても検索しやすくなります。
最近では、名刺をスキャンして、デジタル保管する方法も目立ちます。何百人、何千人という名刺を管理するならこの方法もベストです。簡単に取り込め、テキスト保存できるソフトもあるのでチェックしてみて下さい。
システム手帳の使い方ひとつで仕事の速度も格段にアップします。単に予定を書き込んでいたというだけの方は特に見直してみて下さい。上手く使えば使うほど、手帳の重要度が身にしみて分かります。
シャープペンやボールペンなどの筆記用具も、使い方や商品の選び方で仕事の速度がグンとアップします。それではどういった使い方がベストなのか、その理由も含めてここで紹介していきます。
ここでは、ノートや封筒などの紙製品の活用術、整理術を紹介していきます。特にノートは、使い方ひとつで後々にも役立つデータベースになります。紙製品は、ちょっとした知恵でとても助かるアイテムになります。