その他よく使われる便利なファイルは、パンチで穴を開ける必要のない「レバーファイル」と、安価でありながら保管に優れている「フラットファイル」などがあります。
まず、「レバーファイル」は、何も手をかけず書類をそのまま挟む事ができるのでとても手軽です。抜き差しも簡単で書類に穴も開けなくていいので、保存というより進行中の文書などの、一時的な整理に適しています。ただ、レバーのみで挟んでいるので、量が多くなるとファイル内の書類がずれたり、抜け落ちたりしてしまう事もあります。大量の書類を挟む場合は注意が必要。また最近ではレバー部分がプラスチック製のものもあり、力のない女性でも扱いやすくなっています。
「フラットファイル」は、紙製で値段も安く、扱いやすいファイルです。穴をあけて綴じていくタイプのものなので、安価ながらも保管としての利用価値は大きいです。特に、案件ごとに書類の量が多い場合はこのようなフラットファイルを使った保管がオススメです。ただし差し替えなどがしにくいので機能性は低めです。また紙製で痛みやすいので、閲覧の頻度が低い書類のファイリングに適していると言えます。
書類にパンチで穴を開けて使用する「パイプファイル」と「リングファイル」。似たような性質ですが、用途は全く異なってきます。それぞれどのような書類をファイリングするのに適しているかここで検証していきます。
ここ最近、様々なシーンで活用されている「クリアファイル」や「クリアホルダー」。見た目にもキレイなので、重要書類の保管や持ち運びに最適です。それぞれの上手な利用方法を紹介していきます。
書類を傷める事なく保管できるのはもちろん、様々な形やサイズの書類も同時に管理できるボックス・ケース・バックなどのアイテムは、上手に利用したら、どんな書類も超短時間でスッキリ分類出来ます。それぞれの特徴を紹介していきましょう。
アルバムや名刺用ファイルを応用して、細かなものをキレイに管理する事ができます。かさばってしまう小さなものや書類もこれらのアイテムで一目瞭然です！